Entgelttransparenz: Was kommt auf Unternehmen zu?

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EntgTranspRL) muss bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt werden. Sie führt zu einer deutlichen Erweiterung der bisherigen Arbeitgeberpflichten. Arbeitgeber sollten sich frühzeitig damit beschäftigen, um die Neuerungen rechtzeitig umzusetzen. 

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie zielt darauf ab, Entgeltgleichheit für Männer und Frauen („Equal Pay“) bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit herzustellen. Sie stärkt Arbeitnehmerrechte durch Auskunftsansprüche über Gehaltsstrukturen, Berichtspflichten für Unternehmen ab 100 Beschäftigten und sieht Sanktionen bei Verstößen vor.

Die Entgelttransparenzrichtlinie betrifft grundsätzlich alle Unternehmen innerhalb der Europäischen Union, unabhängig von Größe oder Branche. Allerdings unterscheiden sich die konkreten Pflichten je nach Unternehmensgröße. 

1.    Gehaltsinformationen für Bewerber

Arbeitgeber sind nach der Richtlinie verpflichtet, Bewerbern frühzeitig transparente Gehaltsinformationen zu geben. Das bedeutet, dass verbindliche Gehaltsspannen/Gehaltsbänder

• in Stellenausschreibungen oder
• spätestens vor dem ersten Bewerbungsgespräch

dem Bewerber mitgeteilt werden müssen. Sofern ein Tarifvertrag einschlägig ist, muss dies benannt werden. 

Auch neu: Bewerber dürfen nicht mehr nach ihrem bisherigen Gehalt gefragt werden. Umgekehrt darf es Mitarbeitenden aber nicht mehr untersagt werden, über ihr Entgelt zu sprechen. 

Achtung: Entsprechende Klauseln in Arbeitsverträgen sind unwirksam. Arbeitsverträge, die solche Verschwiegenheitsklauseln vorsehen, sollten angepasst werden. 

2.    Auskunftsrecht des Mitarbeitenden

Artikel 7 der Richtlinie erweitert die Auskunftsrechte für alle Unternehmen erheblich. Mitarbeitende können künftig Auskunft verlangen über 

• ihre individuelle Vergütung
• die durchschnittlichen Entgelte vergleichbarer Arbeitnehmergruppen (die gleiche oder gleichwertige Tätigkeiten ausüben), aufgeschlüsselt nach Geschlecht.

Durch den nationalen Gesetzgeber ist noch zu klären,

• wie der Entgeltbegriff auszulegen ist (Ist- oder Ziel-Entgelt, Einbeziehung variabler Vergütungsbestandteile) und
• wer in Vergleichsgruppen einbezogen wird (ob auch ausgeschiedene und hypothetische Vergleichspersonen dazugehören, wenn es beispielsweise keine realen Vergleichspersonen im Unternehmen gibt).
• Auskunftsanfragen müssen innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens innerhalb von zwei Monaten, beantwortet werden.

Tipp: Um Anfragen schnell beantworten zu können, sollte Vergleichsgruppen definiert und ein standardisierter Auskunftsprozess eingerichtet werden.

Achtung: Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, alle Mitarbeitenden jährlich über ihr Auskunftsrecht – etwa über eine Rundmail oder das Intranet – zu informieren.

3.    Umfangreiche Berichtspflichten für größere Unternehmen

Unternehmen mit 100 Mitarbeitende oder mehr treffen umfangreiche Berichtspflichten. Sie müssen der neu eingerichteten staatlichen Überwachungsstelle über Entgeltgefälle und Entgeltbestandteile berichten. Die Berichtspflichten gelten für Unternehmen: 

• ab 100 Mitarbeitende: ab 7.6.2031, alle drei Jahre
• ab 150 Mitarbeitende: ab 7.6.2027, alle drei Jahre
• ab 250 Mitarbeitende: ab 7.6.2027, jährlich für das jeweils vorangegangene Jahr

Maßgeblich für die Ermittlung der Anzahl der Mitarbeiter ist die Zahl der Jahresarbeitseinheiten (JAE), d.h. der Personen, die ein ganzes Jahr in Vollzeit für das Unternehmen gearbeitet haben. Wer anteilig (in Teilzeit oder saisonal) gearbeitet hat, wird nur mit dem entsprechenden Bruchteil gezählt.

Zu den Mitarbeitern gehören:

• reguläre Mitarbeiter („Lohn- und Gehaltsempfänger“)
• für das Unternehmen tätige Personen, die rechtlich wie Arbeitnehmer behandelt werden
• mitarbeitende Eigentümer
• Teilhaber, die eine regelmäßige Tätigkeit in dem Unternehmen ausüben und finanzielle Vorteile aus dem Unternehmen ziehen.

Nicht miteinzurechnen sind:

• Auszubildende
• Personen in Mutterschutz oder Elternzeit

Der Bericht muss Angaben enthalten über: 

• das allgemeine geschlechtsspezifische Entgeltgefälle (Gender Pay Gap),
• den Median des Gender-Pay-Gaps,
• den Gender Pay Gap in jeder Vergleichsgruppe mit gleichen/gleichwertigen Tätigkeiten sowie
• eine getrennte Auswertungen für feste, ergänzende und variable Vergütungsbestandteile.

Stellt sich heraus, dass der Unterschied bei der durchschnittlichen Entgelthöhe von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern von mindestens fünf Prozent in einer Vergleichsgruppe nicht gerechtfertigt ist, müssen Unternehmen innerhalb von sechs Monaten handeln und nachbessern. Gelingt dies nicht, ist zusammen mit der Arbeitnehmervertretung eine Entgeltbewertung (sog. „Joint Pay Assessment“) durchzuführen. Im Rahmen dieser gemeinsamen Entgeltbewertung müssen unter anderem folgende Punkte analysiert werden:

• Informationen über die durchschnittliche Entgelthöhe von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern sowie variable Entgeltbestandteile.
• Gründe für die unterschiedliche Entgelthöhe, auf der Grundlage objektiver und geschlechtsneutraler Kriterien.
• Bewertung der Wirksamkeit früherer Maßnahmen der gemeinsamen Entgeltbewertung.

4.    Beweislastumkehr für Beschäftigte

Macht ein Mitarbeitender Tatsachen glaubhaft, die auf eine unmittelbare oder mittelbare Entgeltdiskriminierung hindeuten, muss der Arbeitgeber beweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt.

Praxistipp: Jede Entscheidung zu Vergütung, Einstufung oder Beförderung sollte nachvollziehbar dokumentiert sein, um im Streitfall die Beweislast tragen zu können.

Verbände, Gleichbehandlungsstellen, Gewerkschaften und Betriebsräte können Beschäftigte in (Klage-) Verfahren unterstützen oder vertreten. Den Gerichten steht es zudem frei, dem klagenden Beschäftigte von den Verfahrenskosten zu entlasten, wenn arbeitgeberseitig Transparenzpflichten verletzt wurden, der Arbeitgeber jedoch obsiegt.

Betroffene Arbeitnehmer können einen Schadensersatz für mindestens die letzten drei Jahre fordern (ungedeckelt). Dazu gehört unter anderem die Nachzahlung entgangener Entgelte, entgangener Boni oder Karriereschritte aufgrund diskriminierender Bezahlung. Verstöße gegen die Richtlinie können mit Bußgeldern geahndet werden. Bei wiederholten Verstößen drohen der Entzug öffentlicher Fördermittel oder Nachteile bei öffentlichen Aufträgen.

Auch wenn der deutsche Gesetzgeber bisher noch keinen Entwurf für ein neues oder überarbeitetes Entgelttransparenzgesetz vorgelegt hat, sind Arbeitgeber gut beraten, wenn sie Vergütungssysteme schaffen, die objektiv, nachvollziehbar und geschlechtsneutral sind. Für die Arbeitsbewertung können als objektive, geschlechtsneutrale Kriterien die Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen verglichen werden. Für die Gewichtung der Kriterien hat der Arbeitgeber einen Gestaltungsspielraum, muss diese aber nachvollziehbar dokumentieren.

1.    Bestandsaufnahme

• Rechtliche Basis: gesetzliche Anforderungen und Schwellenwerte (Unternehmensgröße) prüfen
• Verantwortlichkeiten klären
• Analyse der bestehenden Vergütungsstrukturen
• Gender Gap ermitteln

2.    Anpassung der Bewerbungsprozesse

• Stellenausschreibungen: Gehaltsspannen für jede Position festlegen, Standardformulierungen/Transparenz
• Tarifliche Regelungen ergänzen (sofern vorhanden)
• Leitfaden Interviews: keine Frage nach früheren Gehalt, diskriminierungsfreie Fragen

3.    Anpassung der Vergütungssysteme

• Gehaltsbänder/-spanne überprüfen und bei Bedarf neu definieren
• Objektive Kriterien festlegen: Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung, Arbeitsbedingungen
• Gewichtung/Punktesystem zur Vergleichbarkeit und Transparenz der Stellen einführen
  
  

4.    Auskunftsanspruch organisieren

• Vergleichsgruppen definieren
• Entgeltdaten strukturiert erfassen
• Jährliche Informationspflicht implementieren (Intranet, Mail)
• Zentrales Verfahren für Auskunftsanfragen festlegen, Musterschreiben erstellen, Fristenmanagement

5.    Berichtspflichten vorbereiten

• Entgeltbestandteile definieren/festlegen
• Fristenmanagement

6.    Compliance und Dokumentation

• Dokumentation der Kriterien für Entgeltfindung
• Dokumentation aller Vergütungsentscheidungen
• Schulungen für HR-Teams und Führungskräfte

• Instrumente zur Prüfung der Entgeltgleichheit, Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend
• To-do-Liste der DIHK.