Einstellung von Mitarbeitern: Das sollten Sie als Arbeitgeber wissen

Gerade Jungunternehmer tun sich zum Teil schwer, erstmalig Arbeitnehmer einzustellen. Für sie ist wichtig, auf die folgenden Punkte einzugehen:

Bewerbungsverfahren
Bereits  bei  der  Stellenausschreibung  und  im  Bewerbungsgespräch  muss  der Arbeitgeber das  Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz  (AGG)  beachten.  Vor  allem die Stellenausschreibungen  sollten  deshalb geschlechtsneutral  formuliert  sein,  keinen  Altersbezug  aufweisen und  weder  unmittelbar  noch  mittelbar  an  eine  bestimmte  Herkunft  oder  an ein  Behinderungsmerkmal anknüpfen.

Haben  sich  erfolgreich  Kandidaten  auf  die  Stellenausschreibung  beworben,  lädt  der  Arbeitgeber typischerweise zum Bewerbungsgespräch ein. Er hat dann grundsätzlich die üblichen und  erforderlichen  Fahrt-
,  Verpflegungs- und  Unterbringungskosten,  wenn  eine  taggleiche An- und  Abreise  nicht  möglich/zumutbar  ist,  zu  erstatten.  Der  Arbeitgeber  kann  allerdings auch  die  Kostenerstattung  schon  im  Vorfeld  bei  der  Einladung  zum  Vorstellungsgespräch ausschließen.

Der Arbeitsvertrag
Zwar  sind  grundsätzlich  auch  mündlich  geschlossene  Arbeitsverträge  rechtsgültig,  aus Gründen der
Nachweisbarkeit sollte jedoch ein schriftlicher Arbeitsvertrag abgefasst werden. Die  schriftliche  Abfassung  sieht  auch  das  Nachweisgesetz  als  Verpflichtung  für  den  Arbeitgeber vor. Zwingend erforderlich ist ein schriftlicher Arbeitsvertrag bei befristeten Arbeitsverträgen.  Hier  muss  die  Befristung  zwingend  schriftlich  vor  dem  Beginn  des  Arbeitsvertrags vereinbart sein, da ansonsten ein unbefristeter Arbeitsvertrag zustande kommt. Ein Arbeitsvertrag sollte folgende Punkte zum Inhalt haben:

• Namen und Anschrift der Vertragsparteien,
• Beginn des Arbeitsverhältnisses,
• Arbeitsort oder der Hinweis, dass der Mitarbeiter an verschiedenen Arbeitsorten beschäftigt werden kann,
• kurze Charakterisierung oder Beschreibung der Tätigkeit,
• Höhe und Zusammensetzung des Arbeitsentgeltes,
• Umfang der Arbeitszeit,
• Berechnung des Jahresurlaubs,
• Festlegung der Kündigungsfristen und
• bei  befristeten  Verträgen  zwingende  Angabe  der Befristungszeit  oder  des  Befristungsgrundes.

Notwendige Unterlagen

• Betriebsnummer
  Der  Arbeitgeber  braucht  eine  Betriebsnummer,  um  seine  Arbeitnehmer  anmelden  zu können.  Die  Betriebsnummer  erteilt  die  Bundesagentur  für  Arbeit  in  Saarbrücken,  sie kann schriftlich (Fax oder E- Mail) oder telefonisch beantragt werden bei
  
  Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit,
  Eschberger Weg 68,
  66121 Saarbrücken,
  Telefon: 0800 4 5555 20
  Fax: 0681 98842-1300,
  E-Mail: betriebsnummernservice@arbeitsagentur.de.
  
  Das  Formular kann  auch  unter www.arbeitsagentur.de unter der Rubrik „Unternehmen“, Unterrubrik „Sozialversicherung“ abgerufen werden.
  
  
• Sozialversicherungsausweis für den Arbeitnehmer
  Jeder Arbeitnehmer ist verpflichtet, bei Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses seinem Arbeitgeber   seinen   Sozialversicherungsausweis   vorzulegen.   Dieser   Sozialversicherungsausweis  ist  in  Form  eines  Schreibens  des  Rentenversicherungsträgers  erhältlich, mit dem der Mitarbeiter seine Sozialversicherungsnummer mitgeteilt bekommt.
  
  
• Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale
  Anstelle der Lohnsteuerkarte gibt es bereits seit einigen Jahren den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM). Der   Arbeitgeber   erhält   dadurch   den Nachweis des Geburtsdatums sowie der steuerlichen Identifikationsmerkmale.
  
  
• Aufenthaltstitel
  EU-Bürger  brauchen  weder  eine  Arbeitsgenehmigung  noch  eine  Aufenthaltserlaubnis. Lediglich Arbeitnehmer aus Nicht - EU - Staaten dürfen nur beschäftigt werden, wenn diese einen  gültigen  Aufenthaltstitel haben,  der  ihnen  die  Aufnahme  einer  Beschäftigung  gestattet. Hinsichtlich  der  Zulässigkeit  der  Beschäftigung  von  Asylbewerbern  erteilen  die Ausländerbehörden und die Agentur für Arbeit nähere Auskünfte.

Meldepflichten

• Sofortmeldepflicht
  Für bestimmte Wirtschaftszweige existieren Sofortmeldepflichten. Es heißt, es muss zusätzlich, spätestens bei der Aufnahme der Beschäftigung eine elektronische Meldung direkt  an  die  Datenstelle  der  Rentenversicherung  abgegeben  werden.  Der  Arbeitgeber muss in diesen Branchen seiner Arbeitnehmer nachweislich und schriftlich auf die Pflicht, täglich  die  Ausweispapiere  mitzuführen,  hinweisen. Dieser  schriftliche  Hinweis muss er für die Dauer Erbringung der Dienst- oder Werkleistung aufbewahren.
  
  
• Meldung an die Krankenkasse
  Der  Arbeitgeber  ist  verpflichtet,  seine  Arbeitnehmer  bei  der  zuständigen  Krankenkasse anzumelden. Diese Anmeldungen sind nur noch, unabhängig von der Größe des Unternehmens, elektronisch möglich.
  
  
• Meldung an die Berufsgenossenschaft
  Der  Arbeitgeber  muss  seine  Arbeitnehmer,  auch  die  Mini-Jobber,  bei  der  Berufsgenossenschaft anmelden und doch individuelle Beiträge entrichten.
  
  
• Meldung an das Finanzamt
  Der Arbeitgeber muss beim Finanzamt die Lohnsteuer seiner Mitarbeiter anmelden, diese bei der Gehaltsüberweisung einbehalten und das zuständige Finanzamt überweisen.
  

Sozialabgaben
Der  Arbeitgeber  muss  den  Arbeitnehmeranteil  der  Gesamtsozialversicherungsbeiträge,  dieser umfasst die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, vom zu zahlenden Arbeitsgehalt  einbehalten  und zusammen  mit  seinem  Arbeitgeberanteil  an  die  Sozialversicherungsträger überweisen. Die Beiträge sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem der Arbeitsvertrag beginnt und die Beschäftigung ausgeübt wurde. Die Unfallversicherungsbeiträge  sind  alleine  vom  Arbeitgeber  zu  tragen  und  an  die  für  ihn  zuständige  Berufsgenossenschaft  zu  überweisen.  Zusammen  mit  dem  Gesamtsozialversicherungsbeiträgen wird abgeführt auch die Insolvenzgeldumlage, die U1-Umlage für Arbeitgeber mit bis zu 30 Arbeitnehmern und die U2-Umlage für die Erstattung der Mutterschaftsaufwendung.

Praxistipp:
Umfassende  Informationen,  was  alles  bei  der  Einstellung  von  Mitarbeitern  zu beachten sind, enthält unser Infoblatt  A37 - „Einstellung von Mitarbeitern“ sowie A19 „Arbeitsvertrag - Worauf Sie achten sollten“ unter der Kennzahl 890 unter www.saarland.ihk.de.